Jue09212017

Last updateVie, 23 Jun 2017 9am

Kanban (la señal)

 

Seguramente hemos dicho o escuchado en más de una ocasión los siguientes comentarios:

Estoy agobiado, no sé cómo voy a hacer para terminar esto, no llego a todo o simplemente no llego a nada.

La verdad es que ante este tipo de frases, uno no sabe muy bien qué contestar o cómo ayudar. En mi caso suelo responder con alguna tontería o con algún tipo de obviedad, o con ambas cosas. Mis respuestas van en la línea de:

No te preocupes, más se perdió en Cuba y vinieron cantando, o

- Bueno chico/a, pues detrás de una cosa se comienza otra y ya está.

El caso es que cuando uno debe aplicarse ese mismo tipo de “recetas”, no resulta tan sencillo.

La palabra Kanban, en japonés, significa literalmente “señal”, pero haré un poco de historia antes de explicar en detalle su significado.

Hace 3300 años el faraón Aquenaton (ése con cabeza de pepino), ordenó construir una ciudad en su honor llamada Amarna. La levantó en tiempo récord, gracias a que en su construcción se utilizó el mismo tipo de ladrillo en todos los edificios. Como vemos, ya entonces, se empleaba una técnica que hoy en día se denomina como estandarización.

Al inicio de la Edad Media, el emperador Carlomagno (el de la batalla de Roncesvalles), era capaz de movilizar con gran rapidez su enorme ejército, lo que le daba una gran ventaja estratégica. Lo conseguía dividiendo su tropa en partes más pequeñas (normalmente dos o tres). Uno de los motivos por el que utilizaba esta estrategia, era porque de camino a la batalla, era más fácil encontrar pastos para 1000 bueyes que para 3000. Esto es lo que hoy en día se considera como buscar el flujo pieza a pieza. Como vemos, hace más de mil años ya se intuía, que mover varias cosas pequeñas era más fácil que mover una grande.

En el Renacimiento, Venecia llegó a ser la mayor potencia marítima mundial, entre otras razones porque los venecianos fueron los primeros en utilizar para la construcción de sus barcos, técnicas de fabricación en cadena.

Por último, los alemanes durante la Segunda Guerra Mundial fueron los primeros en emplear en la fabricación de sus temidos submarinos U‑boats, el término denominado “Takt Time”, o en alemán “ritmo de montaje”, de esta forma todas las áreas de sus fábricas trabajaban siguiendo una especie de compás.

Todos estos son ejemplos de antiguas técnicas que hoy en día se emplean en los sistemas más avanzados de gestión y/o fabricación, y son aplicadas especialmente en el mundo de la automoción (en Toyota principalmente). Aunque no debemos engañarnos, el término “avanzado”, no es sinónimo de automatizado o informatizado, sino de aplicar de una manera muy eficaz, el sentido común (que no en pocas ocasiones es el menos común de los sentidos).

El kanban, es unos de esas metodologías que tratan de hacer sencillo lo que a veces hacemos complicado, intentando adivinar aquello que raras veces se cumple y trata de hacer algo, sólo cuando es necesario. Ejemplo; si yo en mi frigorífico acostumbro a tener siempre dos botellas de leche, y por sistema compro todos los días una, habrá días que me quede “corto” (por que ese día a alguien le dio por hacer yogures), y días en los que que me quede “largo” (porque ese alguien al día siguiente desayunó yogur y no leche). Sin embargo, si cada vez que se me acaba una botella (el hueco vacío es la señal), compro otra, raramente me faltará o sobrará leche.

Para intentar dar sentido a ese “detrás de una cosa la otra”, y de paso solucionar mi problema con los despistes, decidí trabajar en mi gestión personal y poner en marcha mi propio “Panel Kanban”, donde las tareas van fluyendo una tras otra sin necesidad de planificar nada. Puede parecer una lista de tareas, pero el aplicar las siguientes pautas, hace que sea mucho más potente que eso.

Reglas de uso.

  1. Seleccionar proyectos. Elegir varios proyectos sobre los que trabajar (no más de tres al mismo tiempo). Se trata de poner el foco en pocos objetivos, ya que si hay muchos se pierde el foco.
  2. Asignar tareas y priorizar. Se escribirán las actividades en los Post‑Its y éstas serán de diferentes colores para cada proyecto. Se comenzará a realizar las tareas, priorizando según su importancia (baja, media y alta).
  3. Seguimiento diario. Diariamente al inicio o al final del día, se actualizan los movimientos… lo que se ha finalizado o comenzado, las nuevas tareas o lo que ha quedado en estado de espera. Lo importante no es sólo actualizar los movimientos, sino darse cuenta de en qué tareas se debe trabajar y con qué prioridad. El tamaño del panel y los post‑its de colores ayudan al control visual.
  4. Fijar pequeños objetivos. No se trata de planificar a largo plazo, porque toda planificación que se precie, tiende a no cumplirse. Se trata más bien de fijarse pequeños objetivos como obligarse a finalizar un par de tareas cada día. Si la duración de las tareas es demasiado grande, tratar de dividirlas en tareas más pequeñas. Lo importante no es trabajar sino tener la sensación de que se avanza.
  5. Fin e inicio de proyectos. Cuando se ha finalizado un proyecto se retiran todas las tareas y se comienza con otro.

Hoy, después de casi 5 meses de trabajo y tras más de 100 acciones realizadas entre preparaciones, entrevistas, pruebas, test, contactos, curriculums, perfiles, formación, webs de selección, etc,  he conseguido finalizar uno de esos proyectos, en el que trataba de encontrar trabajo y si algo he aprendido en este tiempo (además de montar un panel kanban), es a ser más humilde, a escuchar mejor a los demás, y a entender que la línea que separa lo bueno de lo malo, lo doloroso de lo placentero o los éxitos de los fracasos, es tan fina que, a veces, ni siquiera existe.

 
Juan Carlos Isla Jiménez
Ingeniero Técnico Industrial (Mecánica).
Lean Practitioner