Artículos - Introducción


Aquí encontrará artículos de miembros del Instituto Lean Management, así como de autores de la Lean Global Network que puede encontrar en versión original en:

 

   

 

 

Con la proliferación de reuniones virtuales necesarias para realizar el trabajo, mientras que muchos, si no todos, estamos aislados en casa, debemos asegurarnos de que las reuniones sean productivas. Después de todo, una reunión es simplemente una parte de un proceso para lograr un objetivo.

En la primera parte, escribí acerca de la importancia de utilizar un modelo de comunicación, Ho-Ren-So, para determinar si celebrar una reunión y, de ser así, de qué tipo. En esta publicación, compartiré lo que aprendí de Toyota sobre cómo organizar una reunión productiva.

Al igual que con muchos procesos de Toyota, el PDCA está en el centro de la ejecución de una reunión o serie de reuniones productivas. Déjame explicarle formas prácticas de cómo funciona.

Primero, cuando pensamos en aplicar el PDCA a las reuniones, es esencial tener en cuenta algunos puntos críticos sobre Lean Thinking y la práctica:

  1. Queremos llevar la autoridad para la resolución de problemas al nivel más bajo de la organización. Las personas pueden resolver sus propios problemas con un marco definido.
  2. Queremos un mecanismo para que el miembro del equipo “tire del andon” cuando golpee un obstáculo, y una reunión puede ser ese mecanismo (particularmente en un entorno no operativo).
  3. Antes de tirar del andon, adelante o atrás debe quedar claro. ¿Estamos en plan o no? El proyecto general, junto con sus plazos e indicadores clave de rendimiento, debe ser claro (y la reunión es un paso en el proceso).
  4. Necesitamos una estructura para aclarar la responsabilidad: cuanto más, mejor. Sí, los "trabajadores del conocimiento" tendemos a resistir demasiadas limitaciones, pero recuerden el valor y el propósito del trabajo estandarizado. Nos brinda la libertad de determinar nuestro próximo kaizen y liberar nuestra creatividad. Una responsabilidad clara mantiene a las personas comprometidas, productivas y nos ayuda a combatir el aislamiento, en cualquier momento, pero especialmente ahora.

En Toyota, utilizamos la estructura fundamental del PDCA para gestionar una reunión o una serie de reuniones. Así es cómo:

Plan:

  1. Aclarar el propósito de la reunión. ¿Cómo contribuye la reunión a lograr nuestro hito u objetivo de negocio?
  2. Defina quién debe asistir y quién debe aportar información.
  3. Determine el "propietario" de la reunión y su función.
  4. Defina cuándo debe ocurrir la reunión (según los hitos).
  5. Aclarar la duración de la reunión, en función de la agenda de la reunión.
  6. Cree una agenda que especifique los temas que se abordarán.
  7. Asigne un presentador para cada tema e indique la cantidad de tiempo que tendrán que presentar.

EJEMPLO DE AGENDA:
Reunión del equipo de dirección

Fecha: 4 de septiembre de 2019

Propósito: Revisar el trabajo de liderazgo para acelerar Lean en nuestra organización

Asistentes: Jim Barber (propietario de la reunión), John Caulfield, Lori Steffan 

Timing Tema Quién
08:00-08:30 Presentaciones Jim
08:30-08:45 Revisar el propósito del aprendizaje Lean John
08:45-09:45 Revisar actividades hasta la fecha y discutir
   áreas de retraso
Lori
09:45-10:00 Discutir los pasos para la próxima reunión Jim

Puntos clave:

  • La persona que resuelve el problema o propone la idea debe aclarar el tema a ser discutido escribiéndolo en una propuesta.
  • La propuesta u otros materiales deben compartirse con todos los asistentes antes de la reunión. Permita al menos dos días, para que tengan tiempo de leer y preparar preguntas.
  • Si estamos abordando un problema o informando sobre el progreso, ¿cuál es nuestro KPI? ¿Cómo vemos que estamos cumpliendo nuestros objetivos?

Do:

  1. Defina quién dirige la reunión: la persona que administra la agenda (generalmente la persona que la organizó, pero no siempre).

  2. Aclare quién mantiene el tiempo y se asegura de que la discusión no se prolongue demasiado sobre un tema específico (generalmente el líder de la reunión).

  3. Identifique quién presenta y cómo se presentarán las propuestas.

  4. Asignar la responsabilidad de preparar las actas.

  5. Aclarar el enfoque de cada ítem de la agenda.

Puntos clave:

  • Limite la presentación de una idea a 10 minutos para forzar la efectividad y eficiencia de la comunicación.
  • Pase más tiempo discutiendo y menos explicando.
  • Enviar a los asistentes a la reunión el material por adelantado: esto muestra respeto por los participantes de la reunión. Leer lo que se le envía muestra respeto mutuo por los demás en su equipo.
  • Concéntrese en la "gestión de anomalías". Dedique tiempo a los elementos en rojo: planes que se están ejecutando con retraso y, por lo tanto, necesitan ayuda. Esto nos ayuda a desarrollar una cultura de enfocarnos en los problemas y hacer que las personas se sientan cómodas planteando problemas.
  • Aclare los elementos de acción al final de la reunión determinando quién hará qué y cuándo.
  • Recopile y envíe las actas de las reuniones para aclarar la responsabilidad del seguimiento: quién hará qué y cuándo.
  • Un punto clave sobre los minutos: no basta con registrar lo que sucedió en la reunión. El siguiente formato ayuda:

Minutos de reunión

Tema de la agenda Actividad específica Plan de esta semana Tema de seguimiento Propietario Apoyo Fecha límite
             
             
             
             

 
Check:

  1. Envíe las actas lo más cerca posible del final de la reunión.
  2. Confirme que las tareas que deben completarse antes de la próxima reunión estén asignadas, especialmente si esta reunión forma parte de una serie.
  3. Reflexione sobre la efectividad de la reunión: ¿Cumplimos con nuestro plan? ¿Nos quedamos con nuestra agenda?

Adjust:

  1. Considere si la estructura de la reunión debe cambiarse. Revise todos los elementos en el Plan anterior.
  2. Revise la agenda en función de nuestra reflexión, las actualizaciones que sean necesarias o la información que se compartirá durante la próxima reunión.
  3. Resalte los elementos que están detrás (en rojo) como área de enfoque para la próxima reunión.

Las reuniones generalmente pueden hacer dos cosas: pueden arrastrarnos y aburrirnos, o pueden involucrarnos y hacernos más productivos. Con todos nosotros sentados a través de una serie de reuniones virtuales sin fin en estos días, todos nos sentiríamos mejor si fueran más productivas. El PDCA es una estructura simple que nos ayuda a realizar reuniones y monitorear nuestro progreso hacia nuestras metas y objetivos del plan.

LEER ANTERIOR

Mark Reich

Senior Coach, Lean Enterprise Institute

Extraído de: The Lean Post


Más leídos