Artículos - Introducción


Aquí encontrará artículos de miembros del Instituto Lean Management, así como de autores de la Lean Global Network que puede encontrar en versión original en:

 

   

 

 

¿Alguna vez te has preguntado cómo se pueden aplicar las herramientas y los principios lean a la escritura? Para inspirarle a documentar sus aprendizajes, nuestro editor ofrece una guía para los aspirantes a escritores de nuestra comunidad.

Nunca se puede enfatizar lo suficiente la importancia de comunicarse con eficacia. Asegurar que nuestro mensaje llegue a las personas puede hacer o deshacer nuestros proyectos, campañas de marketing (sin mencionar las políticas) e incluso nuestros esfuerzos de transformación.

Si bien la mayoría de nosotros dependemos casi exclusivamente de la palabra hablada, en un momento u otro seremos llamados a usar la escritura como nuestro vehículo de comunicación. Como periodista, ¡debería saberlo!

En la Lean Global Network, creemos en el poder de la palabra escrita. Es por eso que apoyamos la difusión del pensamiento y la práctica lean en todo el mundo mediante la publicación de artículos y libros. Solo Planet Lean ha publicado más de 800 artículos en los últimos seis años y espero que hayan tenido un impacto en la Comunidad Lean, inspirando a los profesionales y apoyando su trabajo de mejora.

De hecho, el intercambio de conocimientos (yokoten, en japonés) juega un papel clave en la difusión de buenas prácticas y aprendizaje lean dentro de una organización o entre organizaciones. Puede ser un poderoso impulsor del cambio. Pero a menos que el aprendizaje se documente de manera consistente y se presente de una manera interesante e informativa, su mensaje no llegará al receptor. Por eso escribo este artículo: para apoyar sus esfuerzos de intercambio de conocimientos y, con suerte, ayudarlo a mejorar sus habilidades de escritura mostrándole cómo algunos conceptos e ideas básicos de Lean pueden aplicarse a la escritura.

Entonces, ¿cómo podemos evitar generar desperdicio en lo que escribimos, ya sea un correo electrónico importante, un informe o un artículo?

Primero, vale la pena compartir lo que creo que son los cinco pecados capitales de la escritura:

 

Ahora veamos cada uno de ellos con más profundidad y veamos cómo podemos evitarlos.

Falta de claridad

En el Modelo de Transformación Lean, esto se referiría al techo de la casa y a la pregunta "¿Cuál es el problema que estamos tratando de resolver?". En otras palabras, es importante que aclaremos cuál es el propósito de nuestro contenido y qué perspectiva intenta expresar. Para hacer esto, necesita dos datos críticos:

  1. ¿Para quién está escribiendo? ¿Quién es su audiencia? Esto le permitirá elaborar tu pieza y asegurarse de que responda a las necesidades del destinatario, tanto en términos de contenido como de estilo. Si escribe para sus colegas en una sala de hospital, por ejemplo, no utilizará el mismo tono, estilo y estructura que utilizaría si redacta un informe para su director ejecutivo.
  2. ¿Cuál es su ángulo? El ángulo es la perspectiva desde la que está analizando o discutiendo su tema. Si está escribiendo un informe sobre una mejora en su departamento, por ejemplo, puede centrarse en el impacto que tuvo en las personas que trabajan para el departamento o en el impacto que tuvo en el desempeño general de la empresa. Estos son dos ángulos muy diferentes, que influirán en gran medida en el tipo de información que compartirá. Un ángulo exitoso asegura que proporcionará valor al lector.

Verbosidad

Tener un vocabulario rico es importante, pero el contexto lo es todo. Siempre que sea posible, debe intentar evitar la jerga y los términos innecesariamente largos. La circunlocución es un camino pérfido y puede ser bastante perjudicial. Ser grandilocuente no te hace parecer competente; simplemente aparece como una "gasconada". ¿Ve lo que quiero decir? Si no sabe lo que significa una palabra o cómo pronunciarla, lo más probable es que su lector medio tampoco lo sepa. No es necesario utilizar palabras sofisticadas todo el tiempo. Pregúntese siempre si hay una manera más fácil de decir algo. (No caiga en la trampa del siglo XXI de pensar que cada concepto debe expresarse en 140 caracteres o menos y con varios OMG y LOL).

Longitud excesiva

No hay nada peor que la sobreproducción. La regla de oro aquí es simple: ir al grano. Ser conciso e ir directo al grano es clave para evitar alienar al lector. Si algo se puede decir en 10 palabras en lugar de 20, ¡esfuércese por decirlo en 5! En muchos contextos, especialmente en entornos de trabajo ajetreados, los textos largos desaniman a las personas. Las descripciones y los elementos "ornamentales" del texto juegan un papel importante, pero nunca deben distraer al lector; utilícelos en la cantidad adecuada. Cuando el texto tiene que ser largo, debido a la gran cantidad de información o debido a un requisito externo, asegúrese de que al menos no tenga repeticiones e intente tanto como pueda usar oraciones cortas y limpias e insertar cruces en todas partes. No hace falta decir que este consejo no se aplica a usted si es novelista.

Información innecesaria

A todos nos gusta ser minuciosos, pero no tiene sentido incluir en nuestro contenido información que la gente no necesita. Pregúntese, ¿esta información o datos aporta algún valor al lector? Si no está seguro de qué información debe incluirse, siempre es una buena idea organizar el contenido que desea compartir por importancia y/o relevancia. Para ello, encuentro que una herramienta muy útil es la Pirámide Invertida del Periodismo, que nos enseña que la información esencial debe estar siempre en la parte superior, seguida de información útil pero no crítica y, eventualmente, de agradable pero innecesaria. información. La información en la parte inferior de la pirámide es la que puede permitirse eliminar. En la apertura de su texto - o “lead” - una forma segura de incluir toda la información vital es aplicar la regla de las 5W+H (Qué, quién, dónde, cuándo, por qué + cómo). Este enfoque se usa ampliamente en la redacción de noticias, pero se puede aplicar, con algunas modificaciones, a cosas como resúmenes o al comienzo de un informe. Ejemplo: “La empresa celebró su primer Día Lean en su sede en Sydney, Australia, la semana pasada, para celebrar las mejoras kaizen realizadas en toda la organización por los equipos de primera línea”.

 

Contenido aburrido

Este es complicado. En primer lugar, porque lo que es aburrido para una persona resulta extremadamente atractivo para otra. En segundo lugar, porque hay temas que son ciertamente más “secos” que otros. El secreto aquí, si el contexto lo permite, es hacer que el texto sea más entretenido y atractivo añadiendo ejemplos que den vida al contenido. Aquí es donde la descripción se vuelve importante. Con eso en mente, nunca olvide el principio periodístico del espectáculo, no diga. El novelista ruso Antón Chéjov dijo una vez: “No me digas que la luna está brillando; muéstrame el destello de la luz sobre los cristales rotos". Para ello, puede contar con una descripción, anécdotas, una pregunta, incluso una cita (como acabo de hacer). Utilice su escritura para pintar una imagen, en lugar de una mera colección de palabras; le ayudará a mantener al lector interesado.

Herramientas Lean para una escritura mejor

El pensamiento Lean se aplica a cualquier esfuerzo humano, y eso incluye la escritura. Hay un par de herramientas, en particular, que, ligeramente adaptadas, pueden ser de ayuda para el escritor lean: el modelo A3 y las 5S.

El A3 es más conocido como un modelo de resolución de problemas, pero se usa muy a menudo en organizaciones de todo el mundo como una especie de dispositivo de narración, gracias a su capacidad para capturar los detalles centrales de un problema y el espacio que le da a su análisis. Es fácil ver cómo el A3 ofrece una plantilla que podemos usar para estructurar nuestra escritura y asegurarnos de contar la historia de la manera más completa y efectiva posible.

Veamos las diferentes secciones de un A3: Antecedentes - Situación actual - Objetivo - Contramedidas - Plan de implementación - Seguimiento. Ahora imagine tomar estos elementos y colocarlos en la página en la que está escribiendo. ¿No suenan como una forma bastante lógica de contar una historia? A continuación, encontrará un par de ejemplos simplificados: de izquierda a derecha, las secciones de un A3, un ejemplo empresarial, un ejemplo de cuento de hadas, los elementos de una historia.

 

Esto no quiere decir que siempre deba usar esta secuencia, pero si quiere estar seguro de que se está comunicando de manera efectiva, especialmente en un contexto laboral y profesional, considero que el A3 es un enfoque bastante a prueba de errores. Quizás no lo use si le gusta escribir ficción, ¡donde la creatividad siempre debe estar libre de restricciones!

Otra herramienta lean que puede resultar útil al escribir son las 5S. A pesar de que las 5S es una herramienta de organización del lugar de trabajo, con algunos ajustes se puede adaptar a la escritura. Si lo piensa bien, la página es la estación de trabajo del escritor. Vamos a ver:

  • Separar: ¿Qué información añade valor para el lector y qué no?
  • Ordenar: ¿en qué orden debe aparecer esta información en mi artículo/historia?
  • Limpiar: ¿Cómo puedo simplificar el texto?
  • Estandarizar: ¿el texto cumple con mis requisitos estándar? (Por ejemplo, las 5W+H)
  • Sostener: ¿El texto fluye? Si es así, ¿una segunda lectura de otra persona llega a la misma conclusión o son necesarios otros ajustes?

Un ejemplo debería ayudarnos a dar vida a todo esto. Eche un vistazo al párrafo siguiente y vea cómo se puede editar con un sistema inspirado en las 5S. Los diferentes colores corresponden a las diferentes S: rojo es Separar, amarillo es Ordenar, verde es Limpiar, morado es Estandarizar, azul es Sostener. El primer párrafo es la transcripción de una entrevista, mientras que el segundo es el párrafo final editado que terminó en un artículo de Planet Lean.

 

Y aquí está el después, con contexto adicional, una mejor secuencia y orden de la información:

 

Estas sencillas herramientas realmente pueden ayudarle a crear un contenido claro, conciso e informativo. Como todo, tómelos con un grano de sal: no se aplican universalmente a todo tipo de escritura, pero pueden proporcionar pautas útiles. ¿Entonces, a qué espera? Tome su lápiz y papel (o más probablemente, abra su ordenador portátil) y comience a escribir!!!

Roberto Priolo

Managing Editor de Planet Lean
 
Extraído de: Planet Lean

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