Artículos - Introducción


Aquí encontrará artículos de miembros del Instituto Lean Management, así como de autores de la Lean Global Network que puede encontrar en versión original en:

 

   

 

 

Sea uno de los primeros en obtener los conocimientos más recientes de los líderes de opinión y profesionales del Desarrollo de procesos y productos lean (LPPD) del LEI. Este artículo se entregó el 18 de mayo a los suscriptores de The Design Brief, el boletín de LEI dedicado a mejorar la capacidad de innovación de las organizaciones.

P: Capturamos el conocimiento de los proyectos en documentos de lecciones aprendidas, pero nuestros ingenieros rara vez los miran, lo que nos obliga a volver a aprender el conocimiento para nuevos proyectos. ¿Cómo podemos hacer que nuestros ingenieros utilicen los conocimientos que ya tenemos?

R: Esa es una gran pregunta habitual. Usted no está solo. Muchas organizaciones luchan por utilizar eficazmente el conocimiento organizacional. Las organizaciones a menudo se enfocan en elegir la práctica o herramienta adecuada para capturar el conocimiento, asumiendo que, una vez capturado, otros en la organización lo usarán. Como todas las prácticas lean, la eficacia de las prácticas de intercambio de conocimientos está determinada por cuánto ayudan a las personas a hacer su trabajo.

Comprensión del cliente de la práctica de intercambio de conocimientos

Si se centra en comprender quién necesita qué conocimientos, puede diseñar una práctica de intercambio de conocimientos que la gente utilizará. Los clientes de su sistema de intercambio de conocimientos son los miembros del equipo de desarrollo. Debe comprender qué conocimientos necesitan los miembros del equipo y cuándo lo necesitan para que las personas que lo necesiten puedan compartirlo u obtenerlo en el momento adecuado. También sería mejor comprender qué es lo que no funciona con sus prácticas actuales de intercambio de conocimientos para los miembros del equipo. Hay un par de razones comunes por las que los documentos de lecciones aprendidas no se utilizan:

  1. Es difícil encontrar el conocimiento adecuado. Si los miembros del equipo no pueden encontrar el conocimiento que necesitan, sienten que han perdido el tiempo.
  2. Crear nuevo conocimiento (incluso si ya existe en la organización) se siente más significativo y agradable que buscar conocimiento.

Por qué el conocimiento es difícil de encontrar

Los miembros del equipo, los clientes del conocimiento, a menudo encuentran un desafío encontrar el conocimiento capturado porque las prácticas de intercambio de conocimiento a menudo están diseñadas para facilitar el proceso a las personas que aportan conocimiento. En el caso de las lecciones aprendidas, el equipo que completa un proyecto generalmente crea un documento que captura lo que cree que es esencial y luego lo almacena en una unidad compartida accesible en toda la organización.

En la práctica, estos documentos rara vez se utilizan, si es que alguna vez se usan, lo que hace que las personas que los escriben pongan el mínimo esfuerzo en capturar su conocimiento, lo que hace menos probable que otros equipos de proyecto usen los documentos, y el ciclo continúa.

Algunos miembros del equipo se desvinculan, sintiendo que están perdiendo el tiempo capturando conocimientos que nadie usará. Otros miembros del equipo se desvinculan cuando les pide que busquen en carpetas compartidas mal organizadas, tratando de encontrar conocimientos útiles. (A menudo, los documentos se archivan en carpetas organizadas por proyecto, no por temas de aprendizaje esenciales). A menudo hay un conocimiento valiosísimo en los archivos, pero encontrarlo es como encontrar una aguja en un pajar. Con frecuencia, la gente ni siquiera se molesta en buscar, ya que el conocimiento relevante es difícil de encontrar; la búsqueda es demasiado frustrante.

Por qué el conocimiento se vuelve a crear en lugar de reutilizarse

Cuando es difícil reutilizar el conocimiento, la mayoría de la gente lo vuelve a crear para su nuevo proyecto. O peor aún, si no hay tiempo para crearlo, las personas toman decisiones con un aprendizaje insuficiente, lo que suele tener consecuencias negativas. La mayoría de las personas disfrutan creando nuevo conocimiento, que se percibe como una creación de nuevo valor, incluso cuando el conocimiento ya existe en la organización.

La creación de conocimiento justo a tiempo es divertida y, a menudo, es lo que se valora y recompensa en las organizaciones. Pero es una manera fácil de quedarse atrás de la competencia cuando reutilizan de manera efectiva el conocimiento y enfocan su energía en crear conocimiento y valor genuinamente nuevos para su organización. Aún así, la mayoría de los miembros del equipo preferirían no volver a crear el conocimiento organizacional existente y no lo harían si fuera fácil de encontrar.

Diseño de un sistema que utilizará su equipo

Para que las personas reutilicen el conocimiento, es necesario compartirlo en el momento adecuado en el proceso de desarrollo en un formato útil que facilite el trabajo. No existe una solución de herramienta de gestión del conocimiento sencilla. En su lugar, debe proporcionar a sus equipos de desarrollo el apoyo que necesitan para crear un nuevo valor. Necesita incorporar la reutilización del conocimiento en su proceso de desarrollo.

La creación de este proceso puede y debe tomar muchas formas y debe evolucionar a medida que captura más conocimiento en formatos reutilizables. El lugar más fácil para comenzar es el intercambio de persona a persona, que puede incluir tutoría individual. Este intercambio también se lleva a cabo en las obeyas y durante las revisiones de diseño que forman parte del proyecto de desarrollo.

Las guías de diseño, las curvas trade-off y los estándares de diseño son otras formas de compartir conocimientos cuando es necesario. Cuando se estructuran en torno a cómo se diseñan los componentes específicos de la pieza y el producto en general, estos documentos pueden ser efectivos para proporcionar conocimientos en el momento en que se requieren. Las guías de diseño funcionan mejor cuando se usan junto con tutorías y revisiones de diseño y no como reemplazo. Las curvas trade-off, que hacen que el conocimiento sea visible y más fácil de usar, es otra herramienta que permite compartir el conocimiento si su uso está integrado en su proceso de desarrollo. Los estándares de diseño, que incluyen la reutilización de componentes estándar probados, plataformas comunes y modularidad, le permiten concentrar su energía y esfuerzo en diseñar la parte del producto que añade un nuevo valor. Cuando el 80% de su diseño es fijo (reutilizado), puede enfocar su energía en el 20% que le importa al cliente y lo diferencia de la competencia.

Diseñar prácticas de intercambio de conocimientos que permitan a las personas obtener el conocimiento necesario en el momento adecuado asegura que su equipo reutilice el conocimiento que su organización ya ha creado. Fundamentalmente, la implementación de un sistema de este tipo libera a los miembros del equipo para que concentren su tiempo y energía en la creación de nuevos conocimientos organizativos. La reutilización continua y la creación de nuevos conocimientos organizacionales sientan las bases para desarrollar nuevos productos innovadores que brinden una ventaja competitiva de manera constante.

Katrina Appell
Coach de Desarrollo de Productos y Procesos Lean en el Lean Enterprise Institute

Extraído de: The Lean Post


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