Un programa de pasantías permite a los estudiantes obtener experiencia en la gestión lean del mundo real mientras ayuda a las organizaciones de servicio comunitario a llegar a más personas.

Humble Design Detroit amuebló diez casas más en 2021 que en 2020, un aumento que la organización de servicio comunitario no podía imaginar anteriormente. Eso es según Laura Corp, gerente de operaciones de la organización sin fines de lucro. Y, añade, la organización, que proporciona hogares para personas y familias que están en transición para salir de la falta de vivienda, no planea detenerse allí: tiene como objetivo proporcionar 12 hogares adicionales en 2022.

Corp atribuye el aumento, y el cambio de mentalidad que lo permitió, a una asociación entre Humble Design Detroit, el Fondo de Becas y Filantropía James P. Womack del Instituto Lean Enterprise (Fondo JPW) y el Instituto Pawley Lean (PLI) de la Universidad de Oakland (OU). .

“Antes de que comenzáramos a asociarnos, llegar a tres casas por semana era el objetivo de cada ubicación de Humble, y nunca se pensó en intentar hacer más”, dice ella. “A medida que nuestro equipo comenzó a trabajar con los estudiantes de OU y aprendió a observar la necesidad que existe en lugar de nuestra capacidad, las cosas comenzaron a cambiar”.

“Este cambio de mentalidad no hubiera sido posible sin las contribuciones que todos ustedes han hecho, así como los estudiantes anteriores con los que pudimos trabajar”, ​​escribió Corp en una carta al presidente de LEI, Josh Howell.

La asociación a la que se refiere Corp es un programa de pasantías coordinado por JPW Fund como parte de su misión más amplia de facilitar la investigación y las experiencias creativas de aprendizaje que promueven el pensamiento y la práctica Lean. El programa financia pasantes en escuelas que enseñan pensamiento lean y organizaciones de servicio comunitario dispuestas a brindar oportunidades de aprendizaje y mejora basadas en gemba. (Consulte “Mejorar el mundo fomentando el pensamiento y la práctica Lean”).

Además, el LEI apoya las pasantías mediante el suministro de libros y otros materiales de aprendizaje y, cuando sea posible, contratando a un entrenador del LEI de su extensa lista de profesores para trabajar con los pasantes y el equipo de la organización sin fines de lucro en asociación con el entrenador/asesor académico de los pasantes. Para la pasantía en Humble Design, por ejemplo, los entrenadores del LEI Matt Zayko y Eric Ethington donaron tiempo, con Zayko entrenando a los primeros cuatro equipos y Ethington entrenando al quinto. El objetivo del LEI con el programa de pasantías es experimentar con formas de terminar con el "retrabajo" en el proceso de educación Lean mientras se mejora la sociedad enseñando y alentando a más organizaciones a adoptar el pensamiento y las prácticas Lean.

Hacer el bien haciendo el bien

El éxito del programa de pasantías, la primera incursión del Fondo JPW en la concesión de subvenciones, se produjo a pesar de los efectos paralizantes de la pandemia, lo que demuestra su resiliencia. Ahora el LEI, el organizador del Fondo, está reflexionando sobre los resultados iniciales del programa para determinar los próximos pasos.

Desde que financió a los dos primeros pasantes en el otoño de 2019, el fondo JPW ha patrocinado seis exitosos equipos de estudiantes pasantes de dos universidades asociadas que prestan servicios a tres organizaciones de servicio comunitario, y está obteniendo beneficios significativos para todas las partes involucradas. Además de las pasantías en Humble Design Detroit, el JPW Fund patrocinó dos pasantías de verano de 2020 para pasantes de Cal Poly en Transitions-Mental Health Association (TMHA) en San Luis Obispo, California. TMHA es una granja y guardería comercial que ofrece experiencias laborales a personas que luchan contra enfermedades mentales. (Ver "Philanthropic ‘Lean Internship’ Experiment Yields Unexpected Question About Purpose").

En un giro inesperado, el JPW Fund también ha inspirado a otras organizaciones a patrocinar pasantías similares en las que los estudiantes adquieren experiencia práctica en organizaciones de servicio comunitario, ayudando a mejorar sus operaciones y, en última instancia, a servir a más personas. (Consulte "JPW Fund Internship Inspires Others to Improve Lean Education”, a continuación).

En general, 18 estudiantes (12 estudiantes bajo el Fondo JPW) y cuatro organizaciones de servicio comunitario son evidencia de que el experimento de LEI para encontrar una manera de terminar con el retrabajo en el proceso de educación lean mientras se mejora la sociedad en general está funcionando.

Además del aumento de Humble Design Detroit en la cantidad de familias a las que ayudan, los pasantes de JPW Fund y sus futuros empleadores también se benefician. “El JPW Fund permite a los estudiantes completar pasantías que añaden valor a sus currículos cuando buscan oportunidades profesionales”, dice Dennis Wade, director ejecutivo de PLI. “El valor de lean, las pasantías de servicio comunitario y la asociación con el Fondo JPW es un diferenciador cuando se entrevistan para posibles oportunidades laborales”. Los estudiantes también dan crédito a la experiencia práctica obtenida de la pasantía por darles una ventaja en el mercado laboral. Aún así, dicen que el beneficio más significativo fue aprender a aplicar los principios Lean que aprendieron en el aula de clases.

Monisha Vasudeva, parte del primer equipo que aplicó la teoría lean que aprendió en el aula para abordar problemas e innovar procesos de trabajo en el almacén de Humble Design Detroit, señala que la pasantía la ayudó a darse cuenta de que “[lean] no es teoría. Lean es algo en lo que tengo que trabajar en función de lo que la gente está haciendo en este momento”. Esta lección es una que los practicantes Lean reconocerán como una que es difícil de entender para los profesionales de mitad de carrera.

Kaitlyn Trombly, quien hizo una pasantía durante el semestre de invierno de 2021, señaló que "esta oportunidad no solo brinda a los estudiantes una experiencia práctica real, sino que también les enseña lecciones que pueden usar como referencia para futuros esfuerzos".

Y, por supuesto, el JPW Fund, con este primer experimento, está demostrando el valor de presentar a los estudiantes el pensamiento y la práctica Lean antes de ingresar a la fuerza laboral.

Un comienzo 'humilde'

El Instituto Pawley Lean de OU fue el primer programa académico financiado por el Fondo JPW, eligiendo la ubicación de Humble Design en Detroit, establecida en 2009, como el primer sitio de pasantías. Humble Design Detroit ya estaba trabajando con un profesor de ingeniería de OU para coordinar un proyecto de grupo de estudiantes "para trabajar con nosotros en una escala mucho más pequeña", explicó Corp. Pero luego, ella "terminó conectándonos con [el programa de pasantías LEI] para abordar algunos de los problemas más grandes".

En un video sobre el progreso de los primeros pasantes, Corp recuerda que ella y el profesor hablaron sobre cómo ella y su equipo estaban "sobreviviendo, siempre apagando incendios". Ella dice que discutieron "las oportunidades que tendríamos si tuviéramos personas que nos ayudaran a analizar esos problemas y encontrar diferentes formas de abordarlos y pensar en ellos".

El objetivo original de asociarse con OU y JPW Fund, añade Corp, era simplemente "cambiar nuestra mentalidad de sobrevivir a ser sostenible y tranquilo".

Comenzando

Monisha Vasudeva y Sagar Bajaj fueron las primeras en trabajar en Humble Design Detroit como pasantes de JPW Fund.

Vasudeva y Sagar Bajaj, quienes en ese momento eran candidatos a una Master en Ciencias en Ingeniería Industrial y de Sistemas, recibieron la primera pasantía para optimizar el espacio en el almacén de la organización sin fines de lucro. Sus primeras acciones, sugeridas por sus entrenadores, Matt Zayko de LEI y Bill Edwards de OU, fueron ir al gemba para aprender más sobre el propósito de Humble Design y cómo el trabajo lo respalda. Para Humble Design, el trabajo ocurre en dos lugares: en el almacén y en las casas cuando los diseñadores están configurando y ayudando a las personas a mudarse. Entonces, aunque el enfoque de los pasantes estaba en mejorar los procesos de trabajo del almacén, participaron en una instalación de viviendas y mudanza. -en revelar para comprender lo que hace la organización y su impacto en sus clientes.

Cuando recorrieron el almacén, lo encontraron en un estado de desorden que cabría esperar en un lugar atendido principalmente por voluntarios y donde las donaciones grandes y pequeñas llegan a intervalos irregulares de varias fuentes. Además, conocieron a un grupo de personas (personal y voluntarios) tan concentrados en lograr su misión (equipar casas para personas sin hogar) que sintieron que no tenían tiempo para solucionar los problemas que frustraron sus esfuerzos.

El estado actual que documentaron los pasantes de JPW Fund muestra que, aunque el diseño del almacén de Humble Design designó espacios para las diversas donaciones, no existían estándares para gobernar la organización dentro de cada área, como se muestra en estas fotografías de los espacios del sofá (arriba) y la alfombra.

Aunque el almacén tenía áreas designadas para diferentes tipos de donaciones (sofás, armazones de cama, alfombras y similares), no había una forma estandarizada de organizar los tipos de artículos dentro de cada área, por ejemplo, por tamaño y estilo. Además, la mayoría de los artículos yacían en montones y montones en el piso, derramándose en los pasillos; artículos desgastados e inutilizables mezclados con cosas bonitas; alfombras de diferentes tamaños, estilos y colores yacían en montículos; sillas y mesas estaban apiladas precariamente. En sus observaciones del "estado actual", los pasantes notaron que la desorganización hizo que el almacén fuera inseguro y limitara la capacidad de los diseñadores para seleccionar artículos de manera eficiente.

Aprender haciendo

Zayko y Edwards entrenaron a Vasudeva y Bajaj mediante el uso del proceso A3 que habían aprendido en el aula de clases para identificar y priorizar lo que podrían lograr durante las 10 semanas de su pasantía. Dado que los pasantes habían aprendido los conceptos a través de sus cursos, "era más importante para nosotros ayudarlos a enseñarles el modelo mental": el pensamiento involucrado, explica Zayko. Por ejemplo, los pasantes primero tenían que decidir cuál de las muchas oportunidades sería la más impactante para la organización y qué podrían lograr en 10 semanas.


Entrenador de la industria Matt Zayko

Entrenador Académico Bill Edwards

Los pasantes redujeron su enfoque a unas pocas áreas a través de una estrecha observación, discusiones con el personal y entrenamiento. Decidieron centrar sus esfuerzos en mejorar la seguridad general del almacén y la utilización del espacio organizando tres áreas, creando pasillos entre filas de artículos para mejorar la seguridad y clasificando los productos dentro de cada sección por tipo. Además de mejorar la seguridad, pensaron que estos cambios aumentarían la visibilidad de las donaciones, ayudando a los diseñadores a encontrar más fácilmente lo que necesitan mientras equipan una casa.

La pasante Monisha Vasudeva describe cómo el equipo identificó las áreas problemáticas dentro del diseño del almacén y luego eligió dónde enfocarían sus esfuerzos de mejora.

Además de ayudar a los estudiantes a desarrollar su pensamiento a medida que usaban "herramientas" Lean como resolución de problemas A3, mapeo y 5S, Zayko dice que los entrenó a través del enfoque Lean para gestionar el cambio. “Esa es probablemente una de las partes más difíciles de esto, gestionar el cambio”, añade Zayko. “No te das cuenta de lo difícil que es hacer que la gente se alinee con los problemas hasta que lo intentas”. Una cosa es escuchar en una conferencia que el proceso A3 es una forma de llegar a un acuerdo sobre el problema y cómo resolverlo centrándose en los hechos y colaborando con las personas que realizan el trabajo; otra cosa es experimentarlo.

Esta situación fue otra en la que los entrenadores enfatizaron “ir al gemba y ver” para obtener una comprensión profunda de los procesos de trabajo. “Los alentamos a que realmente hicieran el trabajo [que hacen los voluntarios] y mostraran respeto, incluso cuando entregaban los muebles y armaban las casas” en lugar de simplemente aconsejar a las personas cómo hacer mejor su trabajo, dice Zayko. “Ahí es cuando te das cuenta de que el trabajo puede parecer mundano o repetitivo, pero tiene un propósito más grande”. Por lo tanto, descubrir cómo almacenar de manera segura más artículos donados para que los diseñadores puedan seleccionar artículos más rápidamente para una casa en particular se trata de ayudar a Humble Design a ayudar a más personas.

Otra situación en la que Zayko ayudó a entrenar a los pasantes fue la importancia de verificar y ajustar las contramedidas que no funcionan de acuerdo con el plan. Por ejemplo, la primera idea de los pasantes para organizar las alfombras era demasiado costosa, lo que los obligó a reconsiderar sus opciones.

Otra experiencia lean fue ver la importancia de enseñar a todos a ver e identificar los desperdicios y los problemas que deben abordarse. Por ejemplo, Zayko describe cómo los pasantes notaron que un contenedor de reciclaje para metales de artículos rotos e inutilizables que un servicio recuperaba semanalmente siempre se llenaba en unos pocos días, sin dejar lugar para colocar artículos reciclables, por lo que las cosas se acumulaban. Por lo tanto, los pasantes sugirieron una solución que los ocupados empleados, que aún no estaban capacitados para identificar y abordar problemas, pasaron por alto: programar el servicio para vaciar el contenedor dos veces por semana. Este cambio tuvo un doble impacto inmediato: redujo el desorden de artículos que no podían poner en un contenedor lleno y, dado que el servicio pagó a Humble Design por el metal, aumentó el dinero que ganaban con el reciclaje.

Contar las mejoras

Entre los logros más significativos, los pasantes mejoraron la seguridad en el almacén al despejar los caminos. Prestó especial atención a las áreas que conducen a la salida de incendios y los paneles eléctricos, marcándolos claramente con cinta adhesiva para el suelo para comunicar de manera visible que deben permanecer despejados. También reorganizaron el área destinada a guardar artículos de higiene, despejando nuevamente los pisos para hacer el área más segura y marcando los pasillos para mantenerlos despejados. Finalmente, los pasantes identificaron una fuente de OU para imprimir y colgar pancartas para indicar visualmente dónde deben ir elementos específicos, preparando el escenario para el trabajo estandarizado por escrito. También instalaron estanterías para mesas y sillas e investigaron e identificaron proveedores de estanterías para otras áreas.


Vasudeva y Bajaj centraron sus esfuerzos iniciales en mejorar la seguridad en el almacén despejando el área y marcando caminos cerca de la salida de incendios y el panel de distribución.


Los pasantes también reorganizaron y despejaron los pasillos en el área de higiene del almacén, donde Humble Design Detroit almacena artículos de limpieza para casas nuevas.

Después de la primera pasantía de 10 semanas, con los pasantes dedicando 10 horas por semana, el personal de Humble Design notó mejoras significativas. “Hicimos instalar estos estantes, lo que ha transformado completamente nuestro almacén”, dijo Corp. “Creo que el mayor impacto es que es mucho más seguro. Solíamos tener sillas y mesas apiladas y luego [almacenadas] alrededor de tres en profundidad. Nuestro gerente de almacén tenía que estirarse, lo que no es bueno para la espalda, por lo que instalar estos estantes nos ha permitido convertirnos en un entorno mucho más seguro”.

Carl Kyles, gerente de almacén de Humble Design Detroit, está de acuerdo: "Cuando escuché por primera vez, dije que ustedes estaban locos, pero a medida que avanzaba, me encanta", dijo. “Organizaste las cosas, y eso lo hizo más fácil para mí y para los diseñadores”.

Lograr un progreso constante

Durante los siguientes cuatro semestres, otros ocho pasantes trabajaron en parejas siguiendo a Vasudeva y Sagar, cada equipo trabajando con el personal para aprovechar las mejoras realizadas por el anterior. (Consulte "Internship Program’s Impact Grows Semester by Semester" a continuación). Tener pasantes que demostraron pensamiento y práctica lean durante esos dos años y medio ayudó al personal de Humble Design a ver cómo el trabajo diario continuo haciendo mejoras menores con el tiempo hace un gran impacto.

Impacto del Programa de Pasantías Crece Semestre a Semestre

Invierno 2020

Vasudeva regresó a Humble Design con Ansu John, un compañero de estudios en el programa de Ingeniería Industrial y de Sistemas (ISE), para continuar donde terminó la primera pasantía, trabajando para mejorar las operaciones del almacén. Su plan específico era abordar dos áreas, alfombras y sillas, creadas durante la pasantía de otoño de 2019. Luego trabajaron con Corp, Kyles y los diseñadores voluntarios para documentar el trabajo estandarizado para mantener el orden mientras se procesaban los artículos donados.

A pesar de la importante interrupción causada por la pandemia, lograron la mayoría de sus objetivos. Aunque identificaron un recurso para estantes para sostener las alfombras y las sillas, aún necesitaban finalizar el tamaño de los estantes para alfombras e instalar estantes para sillas adicionales, lo cual no pudieron hacer porque no podían trabajar en el lugar debido a las restricciones de la pandemia.

Otoño 2020

El siguiente semestre, Monica Elancheran y Natasha Hampshire, de los programas ISE y Business de OU, respectivamente, dieron los siguientes pasos para organizar las alfombras y las mesas mientras mejoraban y creaban un trabajo estandarizado para la gestión general del inventario. Sus objetivos eran ayudar al personal y los voluntarios a rastrear más fácilmente la cantidad de inventario y localizarlo al diseñar la decoración de una casa.

Aunque reorganizaron las mesas, los pasantes descubrieron que el costo de los estantes para alfombras excedía el presupuesto. Entonces, después de pensar en otras opciones, diseñaron una estructura de almacenamiento de alfombras para construir, que incluía un sistema de etiquetado y estándar de trabajo para organizarlas por tamaño, color y estilo (por ejemplo, floral, vintage, moderno, etc.).

Invierno 2021

En el semestre de invierno de 2021, Kaitlyn Trombley, estudiante de negocios, y Noah Redoute, estudiante de ingeniería, trabajaron para mejorar el flujo de trabajo en todo el almacén y ayudar a los voluntarios a seleccionar y completar tareas de forma independiente. Para lograr este objetivo, los pasantes imprimieron letreros para indicar a dónde va cada tipo de donación y crearon tarjetas visuales de instrucciones de trabajo estandarizadas que detallan cómo hacer varias tareas dentro de cada área. Luego, colocaron las “tarjetas de tareas” donde los voluntarios hacen el trabajo e incluyeron copias de cada una en una carpeta de referencia para Corp y otros miembros del personal. También imprimieron y colocaron letreros laminados para recordar a los voluntarios los protocolos de seguridad y crearon un tablero kanban donde los voluntarios pueden seleccionar entre las tareas del día, indicando si están en progreso o completadas.

Otoño 2021

Finalmente, en el otoño de 2021, Carly Kallen y Lauren Woolford, ambas del programa ISE, abordaron la organización de un almacén que Humble Design Detroit operaba como parte de una asociación con U-Haul, buscando liberar espacio en el almacén principal. Sobre la base del trabajo que los pasantes anteriores completaron en el almacén principal, crearon un diseño de almacenamiento, optimizándolo para facilitar la entrada y salida de muebles del edificio. El trabajo implicó entrevistar a los diseñadores para obtener más información sobre sus necesidades y luego determinar qué artículos trasladar del almacén principal al espacio de U-Haul. Además, completaron los primeros tres pasos de la implementación de 5S (ordenar, ordenar y brillar) en el sitio.

El equipo mejoró el seguimiento del inventario de colchones/somieres, aumentó el acceso y la visibilidad de la mayoría de los artículos, estableció ubicaciones (indicadas visualmente con letreros) para descargar las donaciones entrantes, desechó muebles inutilizables y liberó espacio en el piso para cumplir con las regulaciones de U-Haul.

Aunque el video sobre la primera pasantía dice que instalaron los estantes para las sillas, esta revisión final de la segunda pasantía dice que no pudieron instalar los estantes para los muebles (mesa y sillas).

Esta lección, según Corp, fue una lección importante para el pequeño equipo con poco tiempo para completar grandes proyectos. “Ha sido importante que hayamos [tenido becarios de JPW Fund] durante más de un semestre, para seguir construyendo poco a poco y, al mismo tiempo, esperando que cuando esto termine, hayamos aprendido lo suficiente para seguir adelante por nuestra cuenta," dice ella. “Estamos mejorando poco a poco en no comenzar algo realmente ambicioso y luego dejarlo morir, lo cual ha sido un problema continuo”, dice, y señala que los miembros del personal han comenzado a realizar proyectos de mejora sin la ayuda de los pasantes. Ella describe cómo el personal instaló recientemente estantes adicionales en la sección de sillas como ejemplo. “No es que no quisiéramos hacer estas cosas antes, pero nunca lo convertimos en una prioridad, porque parecía abrumador”.

Creciendo el impacto

Aunque la pandemia interrumpió los planes de crecimiento originales de JPW Fund, la junta de LEI está satisfecha con los resultados de estos experimentos iniciales. Los programas de pasantías de OU y Cal Poly demuestran los muchos beneficios de reducir la repetición del trabajo en la educación lean: los estudiantes adquieren experiencia práctica practicando lean. El personal de la organización sin fines de lucro aprende junto con los pasantes mientras aprovecha las mejoras para ayudar a más personas. Los empleadores potenciales que contratan a los pasantes de JPW Fund obtienen empleados que pueden trabajar de manera eficiente desde el primer día.

Con estos resultados y los desafíos de la pandemia en retroceso, la dirección está ansiosa por comenzar a planificar cómo construir el programa a través de la recaudación de fondos y el reclutamiento de socios educativos. Mientras tanto, la dirección continúa con esta asociación de pasantías con el OU-Pawley Lean Institute y planea trabajar con Cal Poly para explorar cómo podría ofrecer quizás una segunda pasantía.

Aunque Matt Lovejoy, quien, como miembro de la junta de LEI, dirigió el equipo que creó el programa de pasantías, ya no supervisa el programa de pasantías, sigue siendo un firme partidario. Continúa donando a través de su compañía, Lovejoy Industries, Northbrook, Illinois, y asiste a la mayoría de los reportes de estudiantes.

“LEI ha estado en una misión durante 25 años, tratando de correr la voz sobre lean, tratando de mejorar el mundo a través de conceptos y principios lean”, declara Lovejoy. “Esa misión debe continuar porque Lean funciona, y mientras más personas iluminemos y entre más personas tengamos esta forma de pensar, mejor estaremos”.

La experiencia de Humble Design Detroit confirma la afirmación de Lovejoy. La pasantía "encendió un fuego debajo de nosotros y luego nos ayudó a descubrir qué debemos hacer para tener un almacén más eficiente y principalmente más seguro", dijo Corp. “Creo que hemos aprendido mucho, y todos nosotros como equipo estamos aprendiendo lentamente a pensar de esta manera”.

La pasantía de JPW Fund inspira a otros a mejorar la educación Lean

Los informes de la primera asociación exitosa de PLI-JPW en Humble Design llevaron a un impulso inesperado a las ofertas de pasantías de PLI de OU: los profesionales lean en una planta cercana de Jabil se comunicaron con OU para ver cómo podían participar. En las primeras fases, la contribución de los representantes fue ayudar a construir e instalar los estantes que los pasantes habían sugerido como contramedida para los pasillos abarrotados. Más tarde, los representantes de Jabil ofrecieron capacitación y tutoría, financiaron proyectos y donaron tiempo para construir e instalar almacenamiento diseñado por los estudiantes, apoyo necesario para ayudar a los pasantes a implementar las mejoras del proceso de trabajo que identificaron.

Para el semestre de invierno de 2021, AT&T Michigan, con sede en Detroit, y Jabil en Auburn, Hills, Michigan, se asociaron con PLI para patrocinar una pasantía en Fleece & Thank You, con sede en Farmington Hills, Michigan. La organización sin fines de lucro ofrece "comodidad y conexión" a los niños que enfrentan estadías prolongadas en el hospital. El grupo coordina la entrega de mantas de lana y un mensaje de video personal del fabricante de mantas a los destinatarios, quienes luego pueden enviar un mensaje de agradecimiento al fabricante.

El siguiente otoño de 2021, Bosch Community Fund, Farmington Hills, se ofreció a patrocinar la segunda pasantía en Fleece & Thank You, enfocándose en mejorar la calidad. Finalmente, para el invierno de 2022, AIC-PlastiCo Equipment, Wixom, Michigan, y Jabil unieron fuerzas y patrocinaron una pasantía en Fleece & Thank You que apuntó a mejoras en el seguimiento de inventario.

La dirección de LEI aplaude a estas organizaciones por asumir el desafío de ayudar a resolver el problema de "reelaboración" en la educación lean.

Patricia Panchak

Líder de equipo, Editorial y Comunicaciones, Lean Enterprise Institute

Extraído de: The Lean Post