Artículos - Introducción

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Este útil artículo nos ayuda a comprender los diferentes tipos de controles visuales que podemos implementar, cómo funcionan y cuáles usar para transmitir mejor nuestro mensaje.

El término japonés Mieruka ("control visual") representa una de las herramientas lean más poderosas disponibles para nosotros los practitioners. Nos permite sintetizar y visualizar la información sobre el desempeño de un proceso para que sea más fácil de entender; al mismo tiempo, la información debe ser lo suficientemente completa como para permitirnos, de un simple vistazo, tomar la decisión correcta sobre cómo proceder. Suena bien, ¿verdad?

En el gemba, la presencia de controles visuales generalmente se traduce en ciertos elementos que indican inequívocamente que estamos ubicados en una planta Lean. Según la información que nos proporcionan, estos elementos visuales se pueden clasificar en diferentes grupos:

  • Señales visuales, cuyo objetivo es explicarnos lo que estamos viendo. Por ejemplo, pueden indicar el área de producción, el proceso o la maquinaria. Las señales visuales habituales incluyen: marcas en el suelo que se utilizan tanto para definir ciertos espacios, como recursos, pasillos, entrada de material, área de herramientas, etc. paneles de herramientas y/o consumibles (como tuercas y pernos); señales relacionadas con la seguridad (salida de emergencia, extintores, etc.); la luz andon de una máquina o un proceso que muestra su estado actual; o incluso la documentación relacionada con el trabajo estandarizado.
  • Instrucciones visuales, cuyo objetivo es mostrarnos fácilmente cómo comportarse en un área determinada. Estos van desde instrucciones de trabajo hasta sistemas de semáforos (verde-amarillo-rojo) que nos dicen qué hacer en función del color, desde líneas codificadas por colores en el suelo que nos ayudan a identificar diferentes áreas de un sitio hasta letreros que nos dicen dónde están los materiales.
  • Medidas visuales, como paneles que muestran el rendimiento actual de un proceso contra el rendimiento esperado (por medio de un medidor simple). Estos también pueden incluir una matriz de habilidades múltiples (como un gráfico ILUO), que nos dice no solo qué habilidades tiene una persona en una estación de trabajo, sino también qué habilidades debe desarrollar esa persona con el tiempo, o un panel de gestión de proyectos.
  • Representaciones visuales de procesos o actividades concretas, incluidos los mapas de flujo de valor, A3, paneles de mantenimiento preventivo para una célula, diagramas de Gantt de un proyecto o incluso salas Obeya.

Esto es lo que generalmente pensamos cuando escuchamos a alguien hablar sobre gestión visual o paneles visuales. Estas herramientas no deberían ser solo repositorios de gráficos y datos; deben facilitar la identificación de anomalías durante la ejecución de un proceso, iniciar la resolución de problemas y fomentar los debates que conduzcan al desarrollo de las personas involucradas en el proceso.

Para que esto suceda, los sistemas visuales que implementamos deben presentar ciertas características:

  • Deben ser un reflejo claro y fácil de entender de cómo se está comportando el proceso. De hecho, muchas compañías usan el llamado "modelo de 10 pies" para medir la efectividad de sus visuales: las personas necesitarán poder leer e interpretar la información de los visuales desde 10 pies de distancia. Aunque aparentemente arbitrario, este enfoque en realidad contribuye a nuestras prácticas lean, por ejemplo, asegurando un acceso rápido y fácil a la información para los managers en un gemba walk. Por supuesto, el visual tiene que mostrar claramente cualquier tipo de desviación.
  • Deben ser propiedad del equipo a cargo del proceso, no de su manager. Esto es esencial para obtener todos los beneficios de un sistema visual y garantizar su sostenibilidad. Los paneles visuales tienen que dar al equipo la información que necesitan para completar su trabajo como se esperaba. Con esto en mente, es importante que lleven esos indicadores que el equipo ha acordado como medidas objetivas de su desempeño. Es crítico que los paneles en el gemba hablen en el mismo idioma que los operarios de primera línea: en lugar de medidas complejas con las que los mandos intermedios o superiores estén normalmente familiarizados (como las tasas de servicio u OEE para el primero, y las ganancias y pérdidas para el último), deben usar indicadores simples que las personas entiendan, como el número de piezas producidas o el número de pedidos procesados. No obligue a los equipos a estandarizar sus paneles visuales; en su lugar, déjelos poseerlos y haga que trabajen para ellos. Esto es particularmente importante al principio, cuando las personas todavía están aprendiendo a trabajar con imágenes. (Cuando los equipos son lo suficientemente maduros en su uso de la gestión visual, por supuesto, concéntrese en buscar su "estilo corporativo" y en estandarizarlo en toda la organización).
  • Al igual que otras herramientas lean, deben ser creados a mano y actualizados por los propios operarios, en el gemba. De esta manera, involucramos a las personas y las hacemos responsables de mantener actualizados los paneles. Esto no significa que no debas usar herramientas digitales (como Excel); solo asegúrese de que sigan siendo los operarios los que lo hagan, en lugar de alguien de otro departamento. Hacer que el operador cree y actualice los gráficos con un indicador simple los hace mucho más conscientes del significado de los resultados que están logrando. También le da a las personas la oportunidad de confirmar la precisión de los datos que recopilan al observar la situación de primera mano: por ejemplo, si un operador anota un nivel muy bajo de chatarra para un día de trabajo pero el contenedor rojo está lleno de piezas erróneas, podrá cuestionar inmediatamente la información que ha puesto en el gráfico.
  • Deben ubicarse cerca del proceso, en un lugar seguro. Es muy común encontrarlos colgados en paredes ubicadas lejos del proceso o en medio de un pasillo: en primera instancia, no es práctico tener discusiones sobre el proceso día tras día en un lugar que está lejos de él; en segunda instancia, la gente generalmente deja de usar los tableros. Otro error común es ubicar los paneles en lugares "incómodos" como al lado de un compresor de aire o un equipo que emita calor.
  • Deben usarse como las herramientas que son, no como un tapiz para que la zona de producción se vea mejor o más sofisticada. Se supone que los paneles fomentan conversaciones a todos los niveles, comenzando con aquellos dentro del equipo para evaluar verdaderamente el desempeño del proceso que están ejecutando y compararlo con sus expectativas. Por esta razón, asegúrese de que los tableros no contengan un número interminable de KPI, sino solo aquellos que nos brindan la información que necesitamos. Cinco o seis KPI son ideales. Una vez leí la siguiente explicación, que considero realmente buena: los paneles tienen que "traducir los datos en información, la información en significado y el significado en comportamiento". Así es como nos dicen lo que debemos hacer en un momento dado.

En Storytelling with data, Cole Nussbaumer ofrece seis consejos clave para diseñar un buen panel visual. De ellos, creo que tres son particularmente importantes:

  • Comprenda el contexto. Antes de diseñar su sistema visual y comenzar a visualizar información, debemos tener claro el contexto en el que existe esa necesidad de comunicación. Tenemos que definir claramente Qué (¿qué queremos comunicar o queremos que la gente sepa?); el Quién (¿para quién es esta información? ¿Solo para el equipo? ¿Para el manager? ¿Para toda la organización?) y el Cómo (a través de paneles visuales, informes regulares, reuniones diarias o presentaciones). Así es como podemos involucrar a todos en el uso de controles visuales.
  • Elija la herramienta visual correcta. Dependiendo de la información que queramos compartir, la herramienta visual que usamos cambiará. Hay varias formas de compartir información visualmente (el Visual Thinking es el foco de un número cada vez mayor de estudios y experimentos), desde solo unas pocas letras y números para enumerar los precios del combustible en una gasolinera, hasta el letrero tradicional que muestra el número de días que pasaron sin un incidente de seguridad en una fábrica. Cuando se trata de mostrar una gran cantidad de datos, las tablas y los gráficos son las mejores herramientas: las tablas son excelentes para ordenar y extraer datos, mientras que los gráficos representan una forma más rápida de compartir información.
  • Elimine la confusión y centre la atención en lo que importa. En sí mismo, el uso de elementos visuales para transferir información no garantiza que se obtendrán todos los beneficios de la comunicación visual. Para que eso suceda, sus controles visuales deben ser claros, directos y enfocados en la información que necesita.

Veamos algunos ejemplos prácticos ahora.

Primero, uno en el que la selección del tipo de gráfico no es el ideal para compartir cierto tipo de información:

Los cuatro gráficos representan a los mismos datos, pero ¿cuál es el más adecuado para compartir este tipo particular de información?

De los siguientes ejemplos, ¿cuál nos da la visión más clara del estado actual?

El gráfico 3D es el primero que podemos descartar, porque no es un formato que todos podemos leer correctamente. Los gráficos de sectores planos son mucho mejores, pero ¿son la mejor manera de visualizar la información? No. El mejor es el gráfico de barras, porque hace que la información relevante se destaque más, lo que hace que sea más fácil para nosotros supervisarla.

Veamos éste ahora:

¿Cuál de los tres gráficos muestra la información que estamos estudiando (la B) más claramente? En la segunda, la barra azul se destaca más que en la primera, lo que hace que sea mucho más fácil entender lo que queremos comunicar. Sin embargo, la interpretación del gráfico sigue siendo compleja. Si convertimos el gráfico de barras en un diagrama lineal (el tercer gráfico), la información mejora notablemente.

Aquí hay otro ejemplo. De los siguientes gráficos, ¿cuál ofrece información de la manera más intuitiva?

El gráfico en la parte superior izquierda está muy "cargado" y está lleno de elementos superfluos, pero a medida que avanzamos hacia los otros gráficos, la situación mejora y la información se vuelve mucho más perceptible.

Un último ejemplo, que muestra cuán poderosa es la simplificación:

Tener un sistema que en un solo lugar aporte toda la información esencial sobre el desempeño de un proceso nos permitirá detectar anomalías de inmediato y naturalmente iniciará el proceso de resolución de problemas con el objetivo de satisfacer al cliente, que es el objetivo final del pensamiento Lean.

Severino Abad
Lean Coach en el Instituto Lean Management de España

Extraído de: Planet Lean


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