Artículos - Introducción

Aquí encontrará artículos de miembros del Instituto Lean Management, así como de autores de la Lean Global Network que puede encontrar en versión original en:

          

Después de pasar tres años en el campo como Lean coach, en enero de 2018 comencé a dirigir una pequeña empresa especializada en diseño de interiores para casas contemporáneas. En mi nuevo rol, tuve la oportunidad (y, lo que es más importante, la autoridad) de mejorar el trabajo utilizando las capacidades lean que había desarrollado.

Cualquier metodología de mejora que podamos adoptar en un negocio se basa en la repetibilidad de los procesos y, por lo tanto, en la estandarización. Con esto en mente, lo primero que planeé fue crear un estándar para todos nuestros arquitectos.

En nuestro entorno, cada arquitecto tiene su propia experiencia, desarrollada a lo largo del tiempo al tratar con clientes y aprender de colegas más experimentados. Esto significa que cada uno de ellos tiene una forma diferente de trabajar, diferentes criterios para determinar cómo debe gestionarse un proyecto y un enfoque diferente para analizar los requisitos del cliente. En cierto modo, cada uno de ellos es una unidad de negocios independiente.

Esto, por supuesto, genera una gran cantidad de desperdicio, porque todo el conocimiento adquirido por los arquitectos nunca se comparte realmente, y hace que las mejoras operativas sean imposibles porque todos siguen un proceso diferente.

Me esforcé por abordar esta situación en nuestra primera reunión magra. Dos horas después, la gente parecía perpleja por la idea de establecer un método de trabajo único para todos. Interrumpimos la reunión cuando uno de ellos planteó la pregunta: "¿Realmente quieres dedicar tiempo a la creatividad?"

ROMPIENDO EL MITO DEL TRABAJO CREATIVO

Un sábado por la tarde de febrero pasado, estaba sentado en mi sala de estar pensando en cómo podría transmitir el mensaje a mi gente de que la estandarización y la creatividad pueden coexistir. Estuve con mi hermano Angelo, que es dos años menor que yo y trabaja como DJ profesional de música techno. Pensé que una profesión puramente artística como un DJ podría ayudarme.

Le pregunté a Angelo si consideraba que su trabajo era una profesión creativa. Un poco desconcertado, respondió: "¡Por supuesto que lo es!" Luego le pregunté si usaba algún tipo de procedimiento repetido, o norma, en su trabajo. Podía decir que estaba a punto de decir, "No". Pero luego se detuvo a pensar por un segundo. Comenzó a reflexionar en voz alta sobre cómo, como estudiante de humanidades, había aprendido que todos los autores (ya sea que estuvieran escribiendo poesía o prosa) seguían estructuras lingüísticas específicas. No hace falta decir que Angelo y yo profundizamos en el tema.

Cada vez que llego a casa, veo a mi hermano parado junto a su equipo y escuchando pistas de música con auriculares alrededor de su cabeza. Entonces, decidí comenzar nuestra discusión allí. Cada día, Angelo pasa algunas horas investigando y buscando pistas para su biblioteca. ¿Pero usa un proceso específico para hacerlo?

Resultó que sí: hay ciertos sitios web que visita habitualmente y escucha música siguiendo un patrón específico. Cada vez que encuentra una pista que coincide con sus gustos y necesidades (y las de su público), visita otro sitio para encontrar todas las canciones del mismo álbum. Si encuentra algo interesante, entonces compra el vinilo y lo agrega a su biblioteca. En esta parte de su trabajo, el trabajo creativo radica en la selección de pistas, los "mosaicos" que conformarán el "mosaico" de su desempeño.

Cuando prepara un evento en vivo, sigue un conjunto diferente de reglas. En particular, selecciona un par de pistas que usará para abrir el espectáculo, según el lugar y la hora en que esté tocando y a la audiencia que se encuentra frente a él. Angelo también ofrece una selección de unos 200 vinilos: en función de los comentarios que recibe del público en las pistas iniciales, decide qué va a tocar esa noche (sabe qué "piezas" tiene en su biblioteca debido al trabajo de selección que ha realizado anteriormente).

¡Entonces, incluso los artistas siguen un proceso para alcanzar el nivel deseado de desempeño en su trabajo!

Hay otro ejemplo de profesión creativa que pocas personas asociarían con la estandarización: el chef estrella. Si bien es cierto que los chefs expresan su increíble creatividad en la cocina, también debemos recordar que no son ellos los que cocinan platos en todos sus restaurantes con estrellas Michelin (imagina a Jamie Oliver corriendo frenéticamente de un restaurante a otro para verificar sus platos). ), pero una serie de profesionales altamente capacitados que pueden preparar alimentos que cumplan con el alto nivel esperado.

Al igual que un DJ, el chef estrella realiza el trabajo de investigación y luego estandariza el proceso de cocción para que sus increíbles platos puedan reproducirse cada vez con el mismo resultado.

Claramente, la estandarización es una necesidad para todos, ¡no importa cuán creativos puedan ser sus trabajos!

¿CUÁNTA CREATIVIDAD HAY EN EL DISEÑO DE INTERIORES?

Después de compartir estos ejemplos con mis colegas, estuve de acuerdo con ellos en que era posible identificar un proceso común a todos los arquitectos y diseñadores de interiores. ¿Pero qué estandarizar? ¿Y por dónde empezar?

En los ejemplos anteriores, hay una clara distinción entre el momento en que se imagina el producto y el momento en que se desarrolla y "vende". Todo el proceso se basa en un análisis, cuyas consideraciones subjetivas representan la parte creativa del trabajo.

Podemos seguir un enfoque similar con el diseño de interiores, distinguiendo claramente la fase de investigación (durante la cual se identifican las "piezas" que irán y crearán nuestro producto) de la fase de ejecución.

Sin embargo, antes de hablarles sobre el sistema que hemos creado, permítanme explicarles la naturaleza de nuestro trabajo. Aquí es cómo las cosas se desarrollan típicamente en nuestro negocio:

  • El cliente discute sus requerimientos con el arquitecto.
  • Basándose en estos requisitos, el arquitecto presenta una solución que garantiza la funcionalidad del espacio vital y tiene en cuenta los productos que se utilizarán allí.
  • Tras una discusión con el cliente, se determinan los detalles finales para muebles y otros elementos decorativos.

Para hacer todo esto, el diseño debe tener un método para analizar los requisitos, desarrollar un concepto aproximado del proyecto, estudiar el espacio disponible para decidir cómo organizarlo, conocer los productos que poblarán el espacio y conocer las limitaciones de diferentes opciones decorativas relacionadas con el proyectos  Estos son las "piezas" que todo arquitecto confiará.

TRATANDO DE RESOLVER EL ENIGMA

Ahora, permítanme compartir con ustedes algunas de las soluciones que hemos encontrado en los últimos seis meses para intentar crear estándares en el trabajo de los arquitectos.

  • Catálogo de estilos

Cada proyecto comienza con una idea del aspecto que debe tener un espacio vital. Los arquitectos creen que todo esto se reduce a la creatividad y que no se puede identificar ningún estándar. Sin embargo, en el transcurso de un evento Kaizen pudimos ver cómo podemos categorizar diferentes tipos de espacio. Identificamos alrededor de 20 “espacios modelo”, a los que podemos conectar todos los espacios de vivienda que vemos en línea o en revistas. Ahora, antes de comenzar un proyecto, el arquitecto tiene una herramienta en la que puede confiar, un punto de partida para definir el aspecto que desea y para inspirarse. Para cada espacio modelo, hemos creado un "panel de estados de ánimo", una combinación de materiales y paletas de colores que podemos utilizar para lograr un efecto visual específico. Los arquitectos pueden adaptar esto a los detalles de su proyecto.

  • Catálogo de compras

Un análisis de nuestros proyectos reveló que cada profesional tiende a usar marcas de muebles específicas. Dado el gran número de empresas de muebles en nuestro catálogo y la dificultad de recordar sus productos, decidimos crear un catálogo de compras en el que hemos insertado y categorizado los productos de cada marca. Esto le da al arquitecto una descripción general rápida de todos los productos que podría usar en el proyecto.

  • Normas de diseño

Una vez que se determina el estilo del espacio vital, comenzamos con la organización de los diferentes elementos que lo decorarán. Hasta hace poco, cada arquitecto tenía su propia forma de organizar el espacio y colocar diferentes elementos, según su experiencia anterior. Estas soluciones, también, son posibles de estandarizar. Por ejemplo, hay varias maneras de organizar el espacio en un baño, incluidos los separadores físicos (como escalones, paneles o repisas) y los divisores visuales (como alturas de falso techo o diferencias en colores, materiales o acabados).

Estas soluciones predefinidas representan nuestros estándares de diseño, una colección de ideas sobre cómo organizar los diferentes elementos en una habitación. Este conocimiento del cuerpo funciona como un supermercado, desde el cual el arquitecto puede obtener la solución que mejor se adapte a las necesidades del cliente, sin tener que empezar desde cero cada vez. Los estándares se revisan continuamente, a medida que se desarrollan nuevas soluciones e ideas y se agregan a la lista.

¿LOS ESTÁNDARES MATAN LA CREATIVIDAD?

No hay duda de que los estándares que hemos creado hasta ahora están ayudando a los arquitectos en su trabajo. Sin embargo, la elección sobre cómo usar las diferentes fichas sigue siendo suya. Esta es nuestra manera de casarnos con la estandarización y la creatividad. Sin embargo, hemos encontrado que, debido a que estas decisiones no son lógicas, pero tienen un fuerte componente artístico, es importante que la empresa tenga una idea clara de la dirección a seguir. En nuestro caso, por lo tanto, la decisión final sobre los estándares del proyecto es validada por un director de arte.

Los resultados que hemos logrado hasta ahora demuestran inequívocamente que estamos en algo. Para la planificación de un proyecto de habitación individual, por ejemplo, nuestro tiempo de entrega estándar ha disminuido de 3 días de trabajo a 0,5-1 días de trabajo.

Los mecanismos de reducción de desperdicios en nuestra empresa están estrechamente relacionados con nuestra capacidad de evitar el trabajo: antes de la versión Lean, los arquitectos tenían que comenzar cada proyecto desde cero y hacer un nuevo dibujo. En el caso de un problema, tenían que cambiar todo. También perdimos mucho tiempo en la fase de renderizado, cuando seleccionamos colores y materiales. Esto ahora está mejorando.

Hemos aprendido que la estandarización del trabajo de nuestros arquitectos tiene implicaciones muy positivas en nuestro proceso de incorporación: mi estimación es que hemos reducido a la mitad el tiempo que necesitamos para convertir a un arquitecto junior en un especialista en la decoración de áreas de vivienda entre cuatro y ocho meses).

Hay mucho margen de mejora en nuestra firma, y ​​espero compartir nuestro progreso con usted en los próximos meses.

 

Alessandro Piccolo
Manager de Innovación y Operaciones en Pierre Home, Italia
 
 
 
Extraído de: Planet Lean

 

 


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