Artículos - Introducción

Aquí encontrará artículos de miembros del Instituto Lean Management, así como de autores de la Lean Global Network que puede encontrar en versión original en:

          

 

Como miembro registrado e identificado, tendrá acceso a muchos más contenidos

En mis viajes, he entrenado a muchos equipos a través del proceso de obeya y he visto que, si bien el viaje de cada equipo era algo único, la mayoría de los equipos pasan por varias etapas de evolución antes de que la obediencia se convierta en un ritual incrustado.

Racionalización: ¿Realmente necesitamos esto?

Para muchos, el simple hecho de comenzar el viaje puede ser un desafío. Con todas las herramientas de gestión de proyectos, reuniones y directores de proyectos profesionales que participan actualmente en proyectos de desarrollo de productos, muchos equipos cuestionan por adelantado si realmente necesitan obeya. Parece una superposición como muchos dicen:

  • "Ya tenemos toda esa información online a la que todos pueden acceder".
  • "Ese es el trabajo del director de proyecto".
  • "Ya tenemos demasiadas reuniones".
  • "Nuestro equipo está extendido por todo el lugar, ¿por qué tener un espacio?"

Otros también se han resistido a los tiempos pasados ​​en los que utilizaron "salas de guerra" para proyectos clave, solo para que la Obeya terminara en un espectáculo para directores de alto nivel y una pérdida de tiempo para la gente.

Por lo tanto, el primer paso es trabajar con el equipo para definir qué desafíos del equipo están tratando de resolver y cómo la respuesta se ajusta a la situación en cuestión (a veces no lo hará y está bien). Sin embargo, a pesar de todas las herramientas, reuniones y directores involucrados, la mayoría de los equipos grandes aún luchan con los fundamentos de los proyectos: mantenerse alineados, escalar los problemas, resolver problemas rápidamente y tomar decisiones de manera oportuna. Entonces, el primer paso es que el equipo identifique cómo obeya puede ayudarlos a mejorar la ejecución de sus proyectos.

Inicio: ¿Dónde vamos a encontrar el espacio?

Poner en marcha la obeya no debe ser una gran empresa; sin embargo, la mayoría de los equipos se encontrarán con algunos obstáculos que deben superarse. Algunos de estos incluyen:

  • Encontrar un espacio. Al principio, muchas organizaciones enfrentan el desafío fundamental de encontrar un espacio para obeya. Muchos dicen: "Ya tenemos suficientes problemas para encontrar una sala de conferencias para determinadas reuniones, ¿y ahora desea dedicar espacio para un solo proyecto?" En algunos casos, puede requerir cierta creatividad para crear un espacio para la primera obeya: busque áreas abiertas que se pueden cerrar con muros temporales, use un espacio en una esquina de la zona de prototipado, duplique en las oficinas para liberar una habitación. Si hay voluntad, se presentará una solución.
  • Tomarse tiempo para parar y configurar el espacio. La configuración inicial de la obeya es un deporte de equipo. Tomará de medio día a un día entero, pero es la primera demostración de los miembros del equipo que están comprometidos a tratar de trabajar en Obeya. De hecho, es un gran ejercicio de trabajo en equipo para el inicio de un proyecto.
  • Decidir qué es lo más relevante/útil. Crear imágenes significativas para gestionar el proyecto es más fácil decirlo que hacerlo. Inicialmente, los miembros del equipo no están seguros de qué mostrar. Al principio, frecuentemente lo exagerarán y publicarán mucha más información de la que ellos o su equipo necesitan. No se preocupe: a medida que el equipo continúa trabajando en obeya, los elementos visuales que tienen más valor agregado se mostrarán y los demás se desvanecerán gradualmente. De manera similar, las reuniones de Obeya al principio requerirán más tiempo, pero a medida que los equipos practican sus rituales, las discusiones se centrarán más. Antes de que esto suceda, el equipo debe pasar por una fase de experimentación.

Experimentando: Prueba y Error

El primer mes de obeya es un momento difícil para la mayoría de los equipos. Ambos están aprendiendo nuevas formas de interactuar entre sí mientras intentan que su proyecto se realice. En muchos casos, mientras los equipos están experimentando, habrá debates animados sobre varias imágenes, cuáles funcionan y cuáles no. Las personas también publicarán la cantidad de detalles que se compartirán durante las reuniones de trabajo.

Una buena práctica para los primeros meses de una nueva Obeya es desarrollar una sesión informativa de 10 minutos al final de cada otra reunión de apoyo para preguntar al equipo cómo están funcionando los rituales de reunión y espacio y qué debe mejorarse.

Del status quo a la resolución de problemas en colaboración

Un desafío común en las primeras etapas de la implementación de obeya es utilizar los elementos visuales y los soportes para centrar la conversación en los temas importantes que afectan al cliente, el producto y el proyecto. Con demasiada frecuencia, los equipos comienzan por enlucir las paredes con todos los entregables y las métricas que se especifican en sus procedimientos de desarrollo de proyectos y proporcionan el estado de cada uno, como lo han hecho en el pasado. Los miembros del equipo luego luchan para ver en qué se diferencia obeya de las reuniones de estado de sus proyectos anteriores realizadas en la pantalla. De hecho, si el equipo se detiene allí con la forma en que usarán la obeya, ¡no habrá diferencia!

Obeya debe convertirse en el sistema andon para el equipo del proyecto, donde pueden hacer visibles los problemas (técnicos y de negocios) y obtener la ayuda de los miembros del equipo y la dirección adecuados para resolverlos rápidamente para que el proyecto pueda seguir avanzando. Cuando las personas se reúnen con frecuencia en la Obeya, les ayuda a todos a mantenerse en la misma página y ver el panorama más amplio de cómo encaja su trabajo y cómo pueden ayudar.

Detenerse y luego evolucionar

Un golpe de velocidad común que los equipos encuentran cuando trabajan en obeya es que eventualmente alcanzan una meseta y el equipo siente que obeya no les está dando el mismo nivel de información y colaboración que en el pasado. Esta es una señal de que la obeya está funcionando. Las paredes nos dicen que debemos cambiar a medida que el producto y el proyecto evolucionan y, en consecuencia, también lo hace la gestión visual en el espacio. Por ejemplo, en las primeras etapas, el equipo suele hablar sobre la viabilidad de los conceptos, por lo que es probable que veamos muchas representaciones en las paredes que el equipo está evaluando. Más adelante en el proyecto, cuando están haciendo herramientas y preparando la planta para el nuevo producto, la conversación está mucho más centrada en la ejecución, por lo que esperamos ver líneas de tiempo de herramientas y diseños de fábrica en las paredes. En otras palabras, la obeya es un lienzo vivo que necesita cambiar a medida que el producto y el proyecto evolucionan. Normalmente, al final de cada fase principal de un proyecto, el equipo debe tener una reflexión para ver cómo deben adaptar la sala a medida que avanzan a la siguiente fase.

Estandarización y mejora continua

Un error común de muchos equipos (y agentes de mejora continua) es tratar de definir los estándares visuales y los protocolos de reunión desde el principio. A menos que ya haya aplicado obeya en algunos proyectos, es mejor esperar hasta que el equipo haya aprendido lo suficiente sobre qué métodos y elementos visuales funcionan mejor en su entorno. Al igual que en el desarrollo de productos, tenemos que probar algunos prototipos y simularlos antes de tener la prueba de concepto. Una vez que hay consenso, el equipo puede definir la mejor práctica y proponerla como un estándar para proyectos futuros.

De hecho, en muchos casos he visto que las normas comienzan a aparecer orgánicamente en la obediencia, ya que los miembros del equipo se retroalimentan entre sí y simplemente comienzan a adoptar los elementos visuales que mejor funcionan para ellos. Otros equipos que visitan el obeya luego ven lo que está funcionando y lo adoptarán o adaptarán a sus propios obeyas.

A medida que trabaje en la implementación de obeya en su organización, reconozca que tomará tiempo y paciencia mientras los equipos pasan por las etapas anteriores. Cada etapa es una oportunidad de aprendizaje para el equipo y la organización, por lo que no se apresure, a medida que la gente crezca, la obeya crecerá.

Las opiniones expresadas en esta publicación no representan necesariamente las opiniones o políticas del Lean Enterprise Institute ni del Instituto Lean Management.

John Drogosz
Consultor Lean Senior, Optiprise, Inc.

Extraído de: The Lean Post 


Más leídos