Artículos - Introducción

Aquí encontrará artículos de miembros del Instituto Lean Management, así como de autores de la Lean Global Network que puede encontrar en versión original en:

          

 

Como miembro registrado e identificado, tendrá acceso a muchos más contenidos


¿Alguna vez escuchaste la pregunta, “Necesitas hacer un A3 sobre eso”? (Recuerde, el A3 es un tamaño de papel de 11" x 17" que sigue el pensamiento de Planificar-Hacer-Verificar-Acción). O peor, "¿Tienes que rellenar un A3?"

Como he dicho antes, debemos tener cuidado al hablar de los A3; queremos centrarnos en el proceso de pensamiento A3, no solo en el A3 como herramienta. Existen diferentes formas de practicar PDCA, pero uso el proceso PDCA específico para la metodología de 8 pasos de Toyota.

¿Te gustaría echar un vistazo al siguiente nivel de pensamiento? Esta es una manera de asegurarse de que su pensamiento A3 sea sensato, ya que lo que quiere evitar es saltar a las soluciones. Se llama "Lectura al revés". Pude experimentar esta valiosa lección / proceso de primera mano con mis entrenadores durante mi permanencia en Toyota. Es como un entrenador incorporado en sí mismo. Si vi a otros acelerar el proceso de resolución de problemas, solo les pediría que leyeran su A3 al revés, sabiendo que había puntos de control dentro del A3 que los llamarían (o más bien, su forma de pensar). El proceso PDCA dentro del A3 "sabe" cuando la lógica se divide entre pasos. Solo necesitas estar dispuesto a estar atento y sintonizar la frecuencia correcta para escucharlo.

Tradicionalmente, leemos la "historia de PDCA" de izquierda a derecha. (Como gerente, usa el proceso A3 para involucrar a las personas en el diálogo en el gemba). Para el creador / propietario de A3, el lado izquierdo consiste en:

  • Cómo encuadrar el problema, creando una brecha medible (aclarando la situación del problema)
  • El desglose del problema.
  • Seleccionando un problema priorizado
  • Encontrar el punto de ocurrencia del problema.
  • Un examen de por qué ocurrió el problema.

El lado derecho de un A3 consiste en:

  • Desarrollando contramedidas
  • Identificar contramedidas y verlas a su través
  • Seguimiento / proceso de verificación y resultados.
  • Cómo estandarizar y compartir las mejores prácticas, a veces las mejores prácticas (yokoten)

Es natural que la mayoría de las personas (especialmente los occidentales) lean de izquierda a derecha. Esto cuenta una historia lógica. Siempre me animaron a hacer que mi A3 fuera “amigable con cualquiera; desear crear un A3 que todos entiendan, incluso si no saben nada sobre el proceso en cuestión. Leerlo al revés ayuda a los líderes a saber cuándo los propietarios del A3 han usado un buen proceso de pensamiento. ¿Cómo sabe un líder que el propietario del A3, por ejemplo, no tuvo suerte y eligió la contramedida correcta (también conocido como el método de lanzar un dado)? ¿Cómo un líder que lee un A3, o el propietario de un A3 para la materia, sabe la diferencia entre hechos y opiniones? Este mecanismo de verificación de "lectura al revés" no es 100% a toda prueba (poke-yoke), pero le pide al propietario del A3 que considere y responda a las preguntas sobre la lógica de su pensamiento.

Para leer un A3 a la inversa, comienza con el lado derecho del A3 y vete hacia atrás haciendo las siguientes preguntas, todas las cuales deben estar relacionadas con el propósito del A3 y la brecha que el propietario del A3 está tratando de cerrar:

  • ¿El nuevo estándar o procedimiento escrito cumple con las expectativas del cliente (interno / externo)?
  • ¿Se estandarizó el nuevo proceso en función de la monitorización del proceso después de la implementación de la contramedida?
  • ¿La (s) contramedida (s) probaron (a través del seguimiento) abordar la (s) causa (s) raíz del problema?
  • ¿La (s) causa (s) raíz que se abordaron se ocuparon del punto de ocurrencia en el proceso?
  • ¿El hecho de abordar el punto de ocurrencia cumplió con el objetivo establecido (cuánto y cuándo)?
  • Al cumplir con el objetivo, ¿se abordó el problema priorizado (con la brecha más pequeño)?
  • Al abordar el problema priorizado, ¿se redujo algún porcentaje de la brecha más grande?
  • ¿La reducción de la brecha en algún porcentaje le ayudó a mejorar un indicador clave de rendimiento?
  • ¿La mejora de un indicador clave de rendimiento en algún porcentaje lo ayudó a alcanzar su objetivo final (propósito para la resolución de problemas)?

Si compruebas que puedes leer el A3 de izquierda a derecha y luego de derecha a izquierda y responder a todas las preguntas anteriores, entonces pasaste la prueba lógica de causa y efecto entre los pasos de PDCA en ambas direcciones, de ida y vuelta.

Si no puedes mantener la lógica, podría significar algunas cosas:

  • Saltaste a una solución demasiado rápido, solo resolviendo un síntoma
  • Basaste tu A3 principalmente en suposiciones y opiniones
  • No "fuiste y viste" el proceso en persona, en el gemba
  • No participó en un diálogo real con las personas que realmente hacen el trabajo

Estos son solo algunos de los factores que influyen en la resolución inefectiva de problemas. Si está "haciendo" o "llenando" un A3 detrás de su escritorio, puedo decir que la mayoría de las veces no podrá responder las preguntas anteriores.

Recuerdo que mis entrenadores japoneses a veces me decían: "Tuviste suerte ... ¡la suerte no es sostenible!" Esto es representativo del pensamiento detrás de las infames marcas de "bolígrafo rojo" que algunos de nosotros hemos recibido en nuestros A3 de nuestro sensei a lo largo de los años. Ahora conoces el secreto, por lo que depende de ti comprender, practicar y desarrollar a otros en este proceso de pensamiento A3. Si estás dispuesto a invertir el tiempo, lo que obtendrás es una metodología comprobada con resultados repetibles y sostenibles. Usar el pensamiento A3 con los miembros de tu equipo es una forma de liderar y aprender simultáneamente. Está bien no tener todas las respuestas y, en cambio, aprender juntos, construir confianza y respeto mutuos. Pruébalo, pon a los miembros de tu equipo a través de la comprobación. Prometo que te hará pensar de manera diferente sobre el PDCA y el A3.

Tracey Richardson
Copropietaria de Teaching Lean Incorporated y miembro de LEI

Extraído de: The Lean Post


Más leídos