Mejore la colaboración del equipo de diseño: una guía para principiantes para configurar una sala Obeya
¿Atascado al lanzar su obeya? Aprenda cómo configurar una sala obeya exitosa y observe cómo se dispara la colaboración de su equipo.
La mayoría de las organizaciones en su viaje de Procesos y Productos Lean (LPPD, por sus siglas en inglés) gravitan desde el principio hacia la aplicación de la práctica de la obeya. Cuando vemos una obeya que está bien establecida, podemos ver el atractivo. El equipo está comprometido, las actividades y el estado del proyecto son claros y las personas trabajan juntas en tiempo real en los temas que más importan al cliente y a la organización. Sin embargo, la mayoría de los equipos dirán que les supuso algún tiempo alcanzar el ritmo con esta forma de trabajar.
Si usted y su equipo están empezando a utilizar una obeya, el primer consejo es no pensar demasiado en ello. Simplemente ponga su espacio en funcionamiento y prepárese para realizar ajustes con el tiempo. Dicho esto, a continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a avanzar en la curva de aprendizaje.
- Utilice un espacio que esté disponible y accesible para la mayor parte del equipo. Idealmente, lo mejor es una sala dedicada donde el equipo esté ubicado conjuntamente. Sin embargo, muchas organizaciones han tenido que adaptarse a las limitaciones físicas de su entorno (y a los equipos distribuidos; más sobre esto en el otro artículo de Design Brief).
- Manténgalo simple. Menos es más cuando se trata de gestión visual. La mayoría de los equipos luchan al principio con qué mostrar y tienden a cubrir el espacio con todo lo que están haciendo y con frecuencia se pierden en los detalles. Las imágenes deben ser las que ayuden al equipo a lograr sus objetivos. Cada miembro del equipo debe preguntarse: “¿Qué necesito saber de los demás? ¿Qué necesitan saber de mí?
- Es un deporte de equipo. Todo el mundo necesita un espacio; todos aparecen y todos hablan de sus actividades y problemas.
- La cadencia es clave. Los rituales de la obeya deben diseñarse en función de las necesidades específicas del equipo. Algunos ejemplos incluyen:
- Reuniones diarias para sacar a la luz cuestiones clave y brindar ayuda a los miembros del equipo;
- Caminatas semanales por la galería obeya para que el equipo vea el panorama general;
- Temas enfocados semanalmente: seguimiento de costes, decisiones clave, revisiones de diseño;
- Mensualmente: interactuando con las partes interesadas clave sobre los objetivos y la trayectoria del proyecto.
- Elimine otras reuniones e informes de estado una vez que esté en la obeya.
Construir la obeya; construir el equipo
Si es pionero en obeyas en su organización, esperemos que los consejos anteriores le ayuden. La mejor manera de aprender a obedecer es “ir a ver” a los demás. Una empresa multinacional con la que trabajé recomendó encarecidamente a cada nuevo equipo de obeya que primero fuera a ver a un equipo con experiencia en obeya. La visita no consistió simplemente en mirar las paredes para copiar los paneles, sino en asistir a algunas reuniones para obtener contexto y ver la dinámica del equipo y en qué se diferencia la obeya de la colaboración en equipo tradicional.
A medida que construyes tu obeya, también estás construyendo tu equipo. Como ocurre con cualquier deporte, un equipo mejora con el tiempo y la práctica cuidadosa. La mayoría de los equipos tardan entre seis y ocho semanas antes de que la obeya se convierta en la nueva norma y el equipo empiece a sentir los beneficios por sí mismo.
Un equipo al que entrené tuvo un comienzo lleno de obstáculos, ya que luchaba por ver cómo le ayudaba la obeya. Los miembros habían trabajado juntos durante años y tenían algunos rituales bien establecidos, pero su desempeño de un proyecto a otro fue mixto. En las primeras etapas de obeya, hicieron los trámites y algunas personas dijeron: "¿Por qué poner esto en la pared, si lo tenemos en el sistema para que cualquiera pueda verlo?"
Esa perspectiva cambió aproximadamente un mes después de iniciado el proyecto cuando su cliente vino a visitarlos y celebraron su reunión en la obeya. Durante esa sesión, caminaron por las paredes junto con el cliente y este se detuvo cuando llegó a la maqueta a escala real del producto. Rápidamente se dio cuenta de que el espacio libre para el asiento de la tercera fila iba a ser restrictivo. Varios miembros del equipo ya lo sabían y los vi poner los ojos en blanco. ¡Había estado en la lista de problemas durante más de dos semanas y no se había hecho nada al respecto!
Un ejemplo de una obeya.
Resolución de problemas: de dos semanas a dos días usando obeya
El cliente principal preguntó si estaba seguro de las dimensiones y el equipo confirmó que el modelo físico era precisamente el que había en el modelo CAD actual. El líder dijo "Hmm" y continuaron caminando por las paredes. Los escépticos del equipo tomaron esto como una señal de que la obeya había fallado y se librarían de colocar imágenes y volverían a su trabajo habitual de gestión de proyectos. Sin embargo, un par de días después, el equipo recibió una llamada del cliente diciéndoles que habían movido los puntos fijos del asiento de la tercera fila para darles más espacio. ¡Dos semanas en una lista de problemas, dos días en la obeya! ¡Ese fue el punto de inflexión para este equipo, ver cómo la obeya podía ayudarle concretamente a tener éxito en su trabajo!
Otra señal de que su equipo se está convirtiendo en la obeya es cuando pasa de usarlo simplemente para la resolución reactiva de problemas a la mitigación proactiva de riesgos. Todas las obeyas tienen algún tipo de horario visual. En las primeras etapas, veo equipos concentrados en lo que se hizo, en qué están trabajando ahora y qué problemas tienen hoy. Este bloqueo y abordaje diario/semanal tiene sus beneficios. Los equipos que han madurado en su obeya dedican menos tiempo al momento y lo utilizan para anticipar riesgos y problemas y mitigarlos antes de que se conviertan en problemas reales.
Una señal reveladora de que la obeya se está filtrando en la cultura del equipo es el nivel de actividad que ocurre en el espacio fuera de los rituales formales. La obeya pretende ser un espacio de colaboración para que el equipo se reúna informalmente para trabajar juntos en los problemas y desafíos que surgieron durante las otras reuniones. Se trata de bienes inmuebles valiosos, así que asegúrese de que los equipos los aprovechen al máximo.
Ayuda rápida en "horario de oficina" del líder de la obeya.
Un líder de proyecto se sintió frustrado porque la obeya parecía vacía la mayor parte del tiempo. Instaló una pantalla táctil para facilitar las revisiones de diseño y capacidades de video para colaborar con personal y proveedores externos. Esto ayudó a aumentar el tráfico en el espacio, pero todavía no era natural que la gente gravitara allí.
Finalmente, ella misma se mudó a la obeya y estableció un “horario de oficina” diario en el que ella y el líder técnico estaban disponibles para que los miembros del equipo vinieran con cualquier cosa que quisieran discutir. Los miembros del equipo reaccionaron bien porque sabían que podían obtener orientación rápida. Con el tiempo, esto llevó a que los subequipos vinieran a trabajar porque sabían que el líder estaría allí si necesitaban ayuda. ¡La utilización del espacio pasó de aproximadamente el 15 por ciento al 80 por ciento en cuatro semanas!
Con frecuencia se ha dicho que la obeya es un sistema andon para un equipo de proyecto. Dentro del equipo, los problemas surgen y deben abordarse allí siempre que sea posible. Las organizaciones que han adoptado la obeya con el tiempo lo han integrado efectivamente en su sistema operativo. Básicamente, proporcionar una cadena de ayuda a los equipos cuando surgen problemas que están más allá de la capacidad del equipo para resolverlos, de modo que tengan una línea clara para obtener la ayuda que necesitan. De hecho, algunos líderes han creado su propia obeya de líder superior una vez que han visto su valor.
A medida que avance en su viaje con la obeya, deberá evolucionar en función de las necesidades del proyecto y las necesidades individuales de los miembros del equipo. Haga algunas pausas periódicas para reflexionar sobre la obeya (proceso y elementos visuales). La obeya es un entorno dinámico, si algo no funciona, es tu habitación, ¡así que cámbialo!
La obeya es una forma comprobada de ayudar a los equipos a mejorar la colaboración, alcanzar sus objetivos y acelerar el time to market.
John Drogosz. Consultor Lean Senior, Optiprise, Inc.
Extraído de: The Lean Post