¿Por qué es fundamental planificar en logística?

La logística es más que un proceso auxiliar que respalda al resto de la empresa. Pero entonces, ¿por qué nunca tenemos un plan para ello, de la misma forma que lo tenemos para la fabricación?

En un entorno de producción, es obvio que se planifican las actividades de fabricación. Normalmente, existe un plan de producción mensual, semanal, diario, por turnos e incluso por horas. Esto determina minuciosamente qué se producirá, cuándo y mediante qué máquina, y cuál es el resultado esperado.

Pero ¿qué pasa con la logística? Los envíos entrantes son generalmente bastante fáciles de predecir (a menos que haya un atasco o un camión se averíe), pero el aprovisionamiento es casi siempre impredecible. Por lo general, no sabemos qué hay que recoger, cuánto ni para quién. La planificación en este tipo de entorno es difícil y, por tanto, poco común.

¡Pero un plan sigue siendo esencial! ¿Por qué? Porque tener un plan es la única manera de identificar desviaciones de lo bueno … del mismo plan. Suena bastante paradójico, lo sé. Sin embargo, según mi experiencia, tener un plan es la base de toda organización del trabajo.

¿Cuál es el problema?

Veamos un ejemplo. En una de nuestras empresas asociadas observamos y estudiamos la recogida de piezas pequeñas con parámetros similares. El objetivo era aumentar la eficiencia, específicamente la métrica de líneas de pedido/hora.

El análisis de la situación actual reveló que, si bien el número de líneas a recoger variaba diariamente, existía un patrón o tendencia notable en cuanto a los días de la semana y el mes. Esto permitía saber en gran medida qué esperar, por ejemplo, los lunes o miércoles, así como a principios, mediados o finales de mes.

Observaciones

Las listas de recogida se distribuían a los empleados por orden de llegada, lo que en ocasiones daba lugar a disputas. La organización del trabajo implicaba reservas relativamente grandes en torno a la realización de las tareas y se determinaba un rendimiento medio (aunque se sabía qué empleados normalmente escogían más rápido y cuáles menos, quién era preciso, etc.). Esto podría dar como resultado que los empleados controlen su ritmo de trabajo y ocupen el tiempo disponible.

Experimentos y solución

Después de numerosas mediciones y observaciones, logramos crear un plan que, basándose en el número de líneas y las velocidades de los recolectores (considerando varios otros factores), estimaba con precisión el tiempo de trabajo requerido para las diferentes listas de recogida. Esto permitía a los líderes de turno saber exactamente cuándo se completaría cada lista (por ejemplo, lista para su envío) y cuándo un empleado podría comenzar la siguiente tarea.

Sorprendentemente, los experimentos revelaron que las cosas no eran lo que parecían ("¡Te lo dije!"). Por supuesto, siempre habrá desviaciones. No hay dos listas que tengan el mismo contenido de trabajo, no hay dos días iguales, no hay dos personas iguales. No somos máquinas que funcionan con solo presionar un botón. Sin embargo, importa mucho si la desviación es de media hora o sólo de cinco minutos: una desviación de media hora indica claramente que algo anda mal.

¿Por qué es esto útil? Porque saber esto significa que el equipo puede reaccionar de inmediato. Pueden investigar rápidamente lo que sucedía. ¿El empleado encontró alguna dificultad? ¿Tuvieron que solucionar algún problema? ¿O simplemente esta lista era diferente, por ejemplo con una mayor cantidad por línea? Con tiempos de reacción cortos, se pueden ajustar los planes y brindar asistencia. El retraso no se descubre horas más tarde –o, peor aún, al final del turno– y es posible una intervención inmediata.

Gracias a esta nueva visibilidad, el trabajo se volvió más predecible y la organización del trabajo más precisa. Las medias horas o las horas completas “sobrantes” ya no desaparecieron. Como efecto secundario, las hostilidades cesaron, porque el jefe de turno asigna ahora las listas de selección a todos con antelación.

Conclusión

Es importante comprender que la logística sirve a la producción, a los clientes y, de hecho, a toda la empresa, pero que es más que un proceso auxiliar. Verlo así y simplemente esperar que funcione puede complicar gravemente sus intentos de planificar la logística.

Pero no temas, siempre es posible hacerlo. Siempre hay patrones y tendencias para resaltar y reconocer. Si los identificamos y creamos un plan en torno a ellos, permitiremos una utilización de alto nivel de nuestra capacidad y minimizaremos nuestro tiempo de reacción para las intervenciones. Entonces, ¿por qué un plan también es esencial en un entorno logístico? Porque eso significa que podemos desviarnos de él “con seguridad” y volver al camino correcto en poco tiempo.

Ágnes Antal. Lean Coach, en el Lean Enterprise Institute Hungary

Extraído de: Planet Lean